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Die umfangreichen Chancen zur Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation durch intelligente Entgeltoptimierung werden in Deutschland nur von ca. 10% der klein- und mittelständischen Unternehmen genutzt. Wie man durch Auswahl der  richtigen Lohn- und Gehaltsbausteine das Nettoeinkommen der Mitarbeiter ohne  nennenswerten administrativen Mehraufwand für das Unternehmen  spürbar erhöht und erhebliche Personalkosten einsparen kann, zeigt der folgende Beitrag.

Der Fachkräftemangel gefährdet die Existenz klein- und mittelständischer Unternehmen

Den Arbeitgebern gehen die Fachkräfte aus. Das kostet nicht nur Ertrag, es gefährdet mittelfristig auch den Bestand vieler klein- und mittelständischer Unternehmen. Gleichzeitig zeigen Umfragen und Studien immer wieder, dass die Möglichkeiten für Arbeitgeber, ihre Attraktivität zu erhöhen, Mitarbeiter zu gewinnen und dauerhaft zu binden, bei weitem nicht genutzt werden. Die Gründe liegen häufig in fehlender Beratung zu diesem Thema. Gleichzeitig mangelt es den Unternehmen selber an Kenntnissen über die Möglichkeiten, die der Gesetzgeber bewusst zur Arbeitsentgeltoptimierung eingerichtet hat.
Angesichts der für viele Betriebe bedrohlichen Situation durch den Fachkräftemangel muss die Gewinnung und Bindung guter Mitarbeiter heute als eine der wichtigsten unternehmerischen Aufgaben angegangen werden. Nicht nur die demografische Entwicklung in Deutschland stimmt bedenklich. Neben sozialen Faktoren wie dem Betriebsklima, Stress und Leistungsdruck führt auch die Entwicklung der Lebenshaltungskosten in wirtschaftsstarken Regionen dazu, dass
Mitarbeiter heute mehr denn je darüber nachdenken müssen, wie weit sie mit dem Nettolohn kommen und ob dieser ausreicht, eine wirtschaftlich gesunde Basis für den Unterhalt der Familie sicher zu stellen.

Welche Möglichkeiten bietet eine intelligente Nettolohnoptimierung?

Der Gesetzgeber hat an die 40 Bausteine zur Optimierung der Nettobezüge verabschiedet. Dies nicht erst seit gestern, sondern bereits seit Jahren. Pauschal betrachtet entstehen die besten Ergebnisse zur Vergütungsoptimierung durch steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendungen. Diese führen nicht nur beim Arbeitnehmer zu mehr Nettoentgelt, sondern gerade auch beim Arbeitgeber zu deutlichen Ersparnissen bei den Personalkosten durch signifikante Abgabensenkungen. Vermutlich wäre auch bei Großunternehmen, die eine nachhaltige Marktstrategie verfolgen, ein erheblicher Teil an Entlassungen gar nicht notwendig, wenn die Personalkosten gekonnt gemanagt würden.

Wie Firmen zu attraktiven Arbeitgebern werden

Die folgende Übersicht zeigt eine Auswahl an Sachzuwendungen, die jeder Arbeitgeber sofort nutzen kann, um für nahezu jeden Arbeitnehmer ohne zusätzliche Personalkosten einen höheren Nettolohn darzustellen. Die Zuwendung kann mit Einverständnis des Arbeitnehmers teilweise durch Umwandlung von Bruttolohn oder genauso on-top für ohnehin geplante Lohn- oder Gehaltserhöhungen gewährt werden.

Arbeitgeberzuwendung
 
Betrag € /
Monat
Lohnsteuer
für
Arbeitnehmer
Sozialversicherung Rechtsgrundlage
Waren-/Tankgutschein 44.- frei frei §8 Abs.2, S.
11 EStG
Private Handygebühren
(beispielhaft)*1
40.- frei frei §3 Nr. 45
EStG
Einkaufsgutscheine:
15 Stück pauschal *2
94,95 frei frei §40 Abs.2,
1. EStG
Internetpauschale*3 50.- frei frei §40 Abs.2,
5. EStG
Entfernungspauschale:
15 x einfache Wegstrecke*4 (hier 20
km)
90.- frei frei §40 Abs.2,
S. 2 EStG
Kinderbetreuungskosten*5
(gegen Nachweis)
190.- frei frei §3 Nr. 33
EStG
Werbeflächenmiete
KFZ
21.- frei Frei §22 Nr. 3
EStG
Gesamtwert / Monat 529,95      

Hinweise zu den einzelnen Bausteinen:

*1 Bei Vertragsführung durch den Arbeitgeber ist die Vornahme einer getrennten Darstellung von privat- oder betrieblich veranlassten Telefongebühren nicht erforderlich. Grundvoraussetzung ist immer, dass sich das Kommunikationsgerät im Eigentum des Arbeitgebers befindet und dem Arbeitnehmer zur Nutzung ausgehändigt wird.

*Pauschal versteuerte Einkaufsgutscheine zu je € 6,33 können laut Finanzverwaltung ohne Einzelnachweis zur tatsächlichen täglichen Verwendung pauschal 15 mal pro Monat gewährt werden. Voraussetzung: Die Arbeitszeit ist 5 Tage/Woche. Inzwischen gibt es an die 30 000 Akzeptanzstellen in Deutschland, bei denen mit solchen Gutscheinen bezahlt werden kann.

*Pauschalversteuerte Internetpauschale: Für die Anerkennung durch das Finanzamt ist auch hier eine Aufzeichnung der durchschnittlichen Kosten der letzten 3 Monate ratsam. Gegebenenfalls wird die Zuwendung den tatsächlichen Kosten angepasst.

*4 Pauschal versteuerte Fahrtkosten für die einfache Wegstrecke Wohnung-Arbeitsplatz zu je € 0,30 können laut Finanzverwaltung ohne Nachweisführung zur tatsächlich durchgeführten täglichen Fahrt pauschal 15 mal pro Monat gewährt werden, bei regelmäßig 5 Arbeitstagen/Woche.

*5 Kinderbetreuungskosten können gegen Kostennachweis unbegrenzt zugewendet werden

Wichtig: Bei der Barlohnumwandlung muss natürlich berücksichtigt werden, dass der gesetzliche Mindestlohn von aktuell € 8,84 brutto/Std. durch Gewährung von Sachzuwendungen nicht unterschritten wird. Bei Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns oder eines anderen vorgegebenen
tariflichen Mindestlohns muss die Sachzuwendung gegebenenfalls an neue Lohnuntergrenzen angepasst werden. Die folgenden Beispiele machen deutlich, welche enormen Möglichkeiten zur Mitarbeiterbindung und zur Motivation in der Entgeltoptimierung stecken.

Nettolohnoptimierung in einem Handwerksbetrieb

Ein KFZ-Betrieb hat seinen Standort im Umfeld einesGroßarbeitgebers aus der KFZ-Branche in NRW. Der Kleinbetrieb mit 15 Mitarbeitern hat Probleme, mit dem Großarbeitgeber bei der Mitarbeiterentlohnung zu konkurrieren. Der Betriebsinhaber lässt von einem Fachberater für Entgeltmanagement einen Vorschlag zur Entlohnung eines Mechatronikers (28 Jahre, verheiratet, 1 Kind, Basisgehalt € 2.800.- 12 x bei  40h/Woche, StKl. 3) berechnen.

Beispiel 1 vereinfachte
Darstellung: Zwei Varianten stehen zur Wahl

  Variante
1
Variante
2
Gehalt
Brutto
(12x)
2.800,00 2.270,00
Sachwert
(hier aus Beispiel Tab. 1)
  529,95
     
Krankenversicherung 204,40 165,71
Zusatzbeitrag 25,20 20,43
Pflegeversicherung 35,70 28,94
Rentenversicherung 260,40 211,11
Arbeitslosenversicherung 42,00 34,05
Sozialabgaben Gesamt 567,70 460,24
     

AN-Lohnsteuer
St.Kl. 3
143,00 44,16
Soli
Kirchensteuer 2,00
Steuerlast
Gesamt
145,00 44,16
     
Nettogehalt
Arbeitnehmer
2.087,30 1.765,60
Sachwerte   529,95
Gesamt Netto Arbeitnehmer 2.087,30 2.295,55
     
Aufwand
Arbeitgeber Lohn (incl. Umlagen
3.445,68 2.758,39
Pauschalsteuer
Sachwerte
  43,26
Aufwand
Arbeitgeber Sachwerte
  529,95
Gesamtaufwand Arbeitgeber 3.402,42 3.331,60

Variante 2 bedeutet:

Beim Arbeitgeber: Der Lohnaufwand für 1 Mitarbeiter reduziert sich in 1 Jahr um € 849,84. Auf die Belegschaft von 15 Mitarbeitern angewendet sind das jährlich 12.747,60 € Personalkostenersparnis. Auch wenn die hier gewählten Entgeltbausteine nicht für jeden Mitarbeiter passen (nicht jeder hat 1 Kind, die Wegstrecke zur Arbeit ist anders usw.) sieht man doch, welche Möglichkeiten an Personalkostenersparnis in der Entgeltoptimierung liegen.  

Beim Arbeitnehmer: Das Nettogehalt erhöht sich in diesem Beispiel um € 2.499,00 im Jahr. Bis zum Renteneintritt im Alter 67 fiktiv gerechnet sind das rund € 97.461,00 mehr netto.

Nettolohnoptimierung auf Minijob-Basis

Erheblich größer ist der Effekt bei Aushilfskräften und Mitarbeitern, die nur eine begrenzte Stundenzahl im Monat arbeiten. Beispielsweise Frauen, die wegen der Geburt eines Kindes das Beschäftigungsverhältnis vorübergehend
unterbrochen haben und wieder in den Arbeitsprozess einsteigen möchten. Solche Mitarbeiter sind vertraut mit den Vorgängen bei ihrem Arbeitgeber. Sie können mit einem angepassten Stundenkontingent wertvolle Arbeiten ohne  große Einarbeitung zuverlässig übernehmen. Das folgende Beispiel zeigt die massiven Einsparmöglichkeiten bei den
Personalkosten.

Beispiel 2: Ein Steuerberater hat die Möglichkeit, seine erfahrene Steuerberatergehilfin nach einer Babypause für 45 Stunden im Monat wieder einzustellen. Der Kanzlei-Standort liegt in einer bayerischen Großstadt mit hohen Lebenshaltungskosten. Für das „übliche Gehalt“ gibt es keine qualifizierten Bewerber. Die künftige Mitarbeiterin erwartet ein Bruttogehalt von 12 x € 1680.- monatlich in StKl. 5. Die Frau ist verheiratet, 28 Jahre und hat ein 2-jähriges Kind.  Der Steuerberater will in diesem Fall alle sinnvollen Möglichkeiten zur Lohnoptimierung nutzen und berechnet 2
Gehaltsvarianten. Das Einkommen des Ehemannes wird nach StKl. 3 besteuert.

Beispiel 2
vereinfachte Darstellung: Zwei Varianten stehen zur Wahl

Variante 1 Variante 2
Gehalt
Brutto
(5 Tage/Woche, 12 Gehälter)
1.680,00 450,00
Sachwert (hier aus Beispiel Tab. 1) 529,95
Sozialabgaben Gesamt 340,62

AN-Steuerlast Gesamt 354,01
Nettogehalt Arbeitnehmer 985,37 450,00
Sachwerte 529,95
Gesamt Netto Arbeitnehmer 985,37 979,95
     
Aufwand Arbeitgeber Lohn (incl. Umlagen) 2.041,45 450,00
Aufwand Arbeitgeber Sachwerte 529,95
AG-Pauschale
für geringfügige Beschäftigung (30%)
135,00
Pauschalsteuer
für Entgeltbausteine
43,26
Gesamtaufwand Arbeitgeber 2.041,45 1.158,21

Variante 2 bedeutet:

Beim Arbeitgeber: Die Lohnkosten reduzieren sich um € 10.598,88 im Jahr für 1 Mitarbeiter. Je nach Anzahl der Mitarbeiter, für die diese Form der Gehaltsabrechnung in Frage kommt, kann das eine 6-stellige Kosteneinsparung
bei den Personalkosten für den Arbeitgeber bedeuten. Jedes Jahr!

Die Arbeitnehmerin erhält bei beiden Varianten nahezu das gleiche Nettogehalt.

Mehr Netto vom Brutto

Das Beispiel zeigt auch, dass bei der Minijob-Abrechnung  rund € 883.- monatlich für weitere Möglichkeiten zur Lohnoptimierung  zur Verfügung stehen. Beispielsweise könnte ein Teil der eingesparten Personalkosten verwendet werden, um für die Mitarbeiterin zusätzlich eine flexible betriebliche Altersvorsorge abzuschließen. Dies ist auch deswegen empfehlenswert, da durch die reduzierten Beiträge zur Rentenversicherung natürlich auch die zu erwartende gesetzliche Rente niedriger ausfallen wird. Dies gilt natürlich genauso für den Fall, dass Krankentagegeld oder Arbeitslosengeld bezogen werden sollte. Darüber sind die Mitarbeiter aufzuklären.  

Problemlose digitale Verwaltung der Nettolohnoptimierung durch Full-Service-Dienstleister

Zur Verwaltung der Entgeltoptimierung sollte ein Full-Service
Dienstleister genutzt werden, der alle notwendigen Berechnungen,  Vorlagen und Vereinbarungen rechtssicher für
die Gehaltsabrechnung digitalisiert zur Verfügung stellt. Diese Dienstleistung umfasst im Idealfall:

  • Die haftungssichere Einrichtung der
    Entgeltentlohnung für den Arbeitgeber
  • Rechtssichere geprüfte Zusatzvereinbarungen zum
    Arbeitsvertrag
  • Downloadcenter mit Musterverträgen und
    Einrichtungsempfehlungen
  • Idealerweise eine kostengünstige
    Selbstverwaltungsplattform
  • Workshop-Angebote zur Information der
    Mitarbeiter incl. Mitarbeiterberatung
  • Support ohne Extra-Kosten
  • Volle Kostentransparenz
  • Achtung: Der Entgelt-Dienstleister sollte
    nicht gleichzeitig eine Zulassung für den Verkauf von Finanzprodukten haben

Vorsicht vor schwarzen Schafen

Aufpassen sollte man, wenn zu Beginn einer Beratung angeblich notwendige, kostenpflichtige Gutachten über die Möglichkeiten der Entgeltoptimierung angeboten werden. Solche Gutachten sind i.d.R. überflüssig und die Kosten fallen bereits an, ohne dass irgendwelche Vorteile realisiert wurden. Man sollte auch aufmerksam werden, wenn empfohlen wird,  die gesamten Arbeitgeber- und Arbeitnehmerersparnisse in langfristige Versicherungsverträge zu investieren. Es kann natürlich Sinn machen, seinen Mitarbeitern mit einer betrieblichen Altersvorsorge zusätzlich Sicherheit fürs Alter zu gewähren. Dies aber allenfalls mit einem Teil der ersparten Personalkosten, zumal die Möglichkeiten der Rückdeckung aufgrund der anhaltenden Niedrigzinssituation selten lukrativ sind. Auf eine weitere Beratungsvariante, die den seriösen
Berater verwundert, soll hier noch hingewiesen werden: Eine Beratervereinbarung über einen sofortigen Honorarvorschuss von z.B. 50% der für zukünftige Jahre errechneten Arbeitgeberersparnisse. Dies ist in der Regel weit überteuert.

Auf qualifizierte Beratung achten

Die korrekte Berücksichtigung von Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Tarifrecht erfordert unbedingt professionelle Beratung bei der Integration von Entgeltbausteinen in die Gehaltsabrechnung. Genauso wichtig ist die fortlaufende Betreuung, da Freibeträge, Freigrenzen, Anwendungsvorschriften und Rechtsprechung im Lohn- und Gehaltsbereich sich in engeren Zeitabschnitten ändern können. Empfehlenswert ist in jedem Fall, einen Fachberater für Entgeltoptimierung einzubeziehen, der dem Arbeitgeber und seinem Steuerberater zur Seite steht. Seriöse Berater rechnen ihre Dienstleistung auf Honorarbasis und nicht über Provisionseinnahmen ab. Vor allem können sie eine qualifizierte Ausbildung und vor allem fortlaufende Weiterbildung nachweisen. Auf dem Beraterregister www.nettolohnoptimierung-fachberater.de werden Berater aufgelistet, die eine anerkannte, zertifizierte Ausbildung zum Fachberater erfolgreich abgeschlossen haben und die jährliche Fortbildungen nachweisen können.

Wichtig bei der Nettolohnoptimierung durch Sachzuwendung

  • Bei Barlohnumwandlung: Alle Mindestlohngrenzen dürfen nicht unterschritten werden.
  • Fallstricke liegen in steuerrechtlichen Details. Daher nur geprüfte, rechtssichere Berechnungssoftware nutzen.
  • Auf Änderungen bei Freigrenzen, Freibeträgen, Pauschalsteuerhöhe achten. Gute Dienstleister informieren dazu unverzüglich und erstellen neue Berechnungsgrundlagen (ohne Zusatzhonorar).
  • Bei Zweifelsfällen zur Anerkennung eines Entgeltbausteins sorgt eine kostenlose Anfrage beim Betriebsstätten-Finanzamt für Rechtssicherheit.
  • Die Vereinbarungen zur Gewährung von Entgeltbausteinen mit dem Mitarbeiter sollen in jedem Fall schriftlich dokumentiert werden.
  • Mitarbeiter müssen darauf hingewiesen werden, dass durch die Gewährung von sozialversicherungsfreien Entgeltbausteinen die Ansprüche an die gesetzliche Rentenversicherung, an die Arbeitslosenversicherung und an ein Krankentagegeld sinken.

Fazit:

Die Gewährung von Arbeitgeberzuwendungen als Sachlohn über individuell sinnvolle Entgeltbausteine gilt als effektivste Form der Nettolohnoptimierung. Sie ist somit auch ein geeignetes Mittel zur Gewinnung und Bindung von
Fachkräften. Kein anderes Instrument kann mit solch geringem Aufwand implementiert werden und zusätzlich zur sofortigen Personalkostensenkung beitragen. Die Zusammenarbeit mit einem Entgeltmanagement-Dienstleister, der rechtssichere digitale Unterlagen für die Einrichtung und Lohnabrechnung per Download zur Verfügung stellt, macht diese Form des Personalkostenmanagements zu einem wirkungsvollen Motivationsinstrument.