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Betriebliche Entgeltoptimierung dient der Erhöhung der Nettolöhne, ohne dass Arbeitgeber mit höheren Personalkosten belastet werden. Der Gesetzgeber hat dazu an die 40 Möglichkeiten geschaffen, „Sachlohn“ statt „Barlohn“ abzurechnen. Sachlöhne sind i.d.R. steuer- und sozialversicherungsfrei oder können pauschal versteuert werden. Die Verwaltung der Sachzuwendungen sollte in jedem Fall ein erfahrener Dienstleister übernehmen. Seine wichtigsten Aufgaben:
– Die fortlaufende Umsetzung der rechtlichen, steuerrechtlichen und arbeitsrechtlichen Anforderungen
– Eine Schnittstelle für die Lohnbuchhaltung für die Lohnabrechnungen zur Verfügung stellen
– Die gesamte Abwicklung von der Mitarbeiter-Anmeldung, Änderungen im Mitarbeiterstatus bis zum Ausscheiden im Entgeltkonzept umsetzen
– Ergänzungen der Arbeitsverträge
– Auskünfte beim Betriebsstättenfinanzamt einholen usw..

Diese Aufgaben sollte soweit möglich digital erledigt werden, um kostengünstig und ohne vermeidbare Fehler arbeiten zu können.

Erfahrene Dienstleister haben folgende Details im Angebot:
– Umfangreiche Beratung, Vorschläge und Berechnungen zum geplanten Entgelt-Optimierungskonzept
– Präsentation des Konzeptes vor den Mitarbeitern, evtl. dem Betriebsrat und dem Steuerberater des Unternehmens
– Einzelgespräche mit den Mitarbeitern/individuelle Berechnungen zur finanziellen Auswirkung des Sachlohnkonzeptes in der Lohnabrechnung
– Fortlaufende Betreuung des Unternehmens und der Mitarbeiter bei Änderungswünschen, Fragen etc.
– Einholung aller rechtlich erforderlichen Bestätigungen und Nachweise
– Dokumentation aller Informationen und Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern
– Buchungsempfehlung zur Ersteinrichtung der ausgewählten Sachzuwendungen in der Lohnabrechnung
– Komplette digitale Verwaltung
– Anpassung der arbeitsvertraglichen Zusatzvereinbarungen bei Rechtsänderungen
– Digitale Erfassung sämtlicher Änderungen
– Abwicklung des kompletten Zahlungsverkehrs im SEPA-Verfahren
– Prepaid-Kreditkarten für die Mitarbeiter, auf Wunsch für das Unternehmen auch mit individualisiertem Layout
– Monatliche Buchung der Sachwert-„Löhne“ auf die Prepaidkarte der Mitarbeiter
– Guthabenabfrage und Kontoübersicht für die Mitarbeiter
– Volle Transparenz über alle Abbuchungen, einsehbar im digitalen Kundencenter
– Modernste Verschlüsselungstechnologien zum Schutz der Mitarbeiterdaten
– Zugang der Mitarbeiter zu TOP – Einkaufsmöglichkeiten

Darüber hinaus ist notwendig: Eine permanente Beobachtung des Entgeltkonzeptes im Hinblick auf neue Rechtssprechung im Arbeitsrecht, im Einkommensteuerrecht, in den Lohnsteuerrichtlinien und in der Sozialabgabenverordnung. Notwendige Anpassungen sollten in einer Kostenpauschale enthalten sein.
Entgeltdienstleister sollen sicher stellen, dass das Unternehmen rechtlich immer auf der sicheren Seite ist und das gewählte Konzept natürlich auch einer Betriebsprüfung stand hält.
Nach aktuellen Untersuchungen nutzen nur ca. 10% der klein- und mittelständischen Unternehmen in Deutschland die umfangreichen Möglichkeiten einer professionellen Entgeltoptimierung, um Fachkräfte zu finden und an ihr Unternehmen zu binden. Die Ausbildung zum „Zertifizierten Fachberater für betriebliches Entgeltmanagement“ wird als E-Learning-Kurs von der byQuality-academy angeboten. Der Ausbildungsnachweis qualifiziert Fachberater zur Registrierung als förderwürdiger Unternehmensberater mit staatlichen Förderzuschüssen der Beratungskosten von 50% bis 90%. Der Link zum E-Learning-Kurs: https://www.byquality-learningkurse.de/kursangebot/buchung/benutzer/36/.
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